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# Ajustes

Configura tu agenda una sola vez: horarios, recordatorios que bajan las ausencias, correos con tu marca, facturación automática, salas y la página donde tus clientes reservan solos.

Aquí dejas tu agenda trabajando sola: la configuras una vez y Klug se encarga de recordar a tus clientes, cobrar depósitos, facturar y llenar tus espacios libres con reservas en línea.

Ve a **Calendario → Ajustes** o haz clic en el engrane de la agenda.

| Pestaña                                                 | Qué ganas                                       |
| ------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| [**General**](#1-general)                               | Cada quien ve la agenda como mejor le sirve     |
| [**Horarios por sucursal**](#2-horarios-por-sucursal)   | Nadie agenda cuando estás cerrado               |
| [**Recordatorios**](#3-recordatorios)                   | Menos citas olvidadas, sin llamar a nadie       |
| [**Plantillas de mensajes**](#4-plantillas-de-mensajes) | Correos con tu logo, tus colores y tus palabras |
| [**Facturación**](#5-facturacion)                       | La cita se factura sola al terminarla           |
| [**Recursos**](#6-recursos)                             | Una sala o silla nunca se reserva dos veces     |
| [**Reservas en línea**](#7-reservas-en-linea)           | Tus clientes reservan solos, a cualquier hora   |

{% hint style="info" %}
Algunas pestañas dependen de los permisos de tu usuario. Si no ves una, pide al administrador que la active en tu rol.
{% endhint %}

## 1) General

**Para qué sirve:** decide cómo se ve la agenda para todo tu equipo.

* **Vista por defecto**: con qué vista abre la agenda: **Vista empleados** (una columna por profesional, ideal para salones y clínicas) o **Vista categorías** (una columna por tipo de servicio).
* **Intervalo de horarios**: cada cuánto se dividen los espacios: **15 minutos**, **20 minutos**, **30 minutos** o **1 hora**. Usa el más corto que dure tu servicio más rápido.
* **Restringir cambio de vista**: todos ven solo la vista por defecto. Útil si tu equipo se confunde con tantas opciones.
* **Restringir horarios por empleado**: nadie puede agendar a un profesional fuera de su horario.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-e38d13f76fecc13b98a622d0348fc6ae2b91e810%2Fcal-ajustes-general.jpg?alt=media" alt="Pestaña General"><figcaption></figcaption></figure>

## 2) Horarios por sucursal

**Para qué sirve:** es el marco de tu agenda. Nadie puede atender fuera de este horario y la página de reservas solo ofrece estas horas, así no te llegan citas cuando estás cerrado.

1. Elige la sucursal en las pestañas de arriba.
2. Enciende los días que abres y pon la hora **Desde** y **Hasta**. Un día apagado es cerrado.
3. Haz clic en **Guardar horarios**.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-9cfd89a088dfcdd2e0736836976334b230539cf3%2Fcal-ajustes-horarios.jpg?alt=media" alt="Horarios por sucursal"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
El horario de cada profesional, sus **ausencias** (vacaciones, permisos) y sus **horarios especiales** se ponen en su ficha: **R. humanos → Empleados → (empleado) → Agenda**. Ver [Agenda](/klug/modulos/calendario/agenda.md#9-ausencias-y-horarios-especiales).
{% endhint %}

## 3) Recordatorios

**Para qué sirve:** cada cita olvidada es dinero perdido. Klug le manda un correo al cliente antes de su cita, con un botón para confirmar o reprogramar, sin que tú hagas nada.

* **¿Cuándo enviar recordatorios antes de la cita?**: marca una o varias opciones (**48 h**, **24 h**, **12 h**, **6 h**, **2 h**, **1 h**). Recomendado: **24 h** y **2 h**. Si no marcas ninguna, no se envían.
* **Canales**: **Correo**. WhatsApp llega pronto.
* **Cancelaciones**: activa **Avisar al cliente por correo cuando se cancela su cita** y define la **Anticipación mínima para cancelar en línea** (0 = puede cancelar hasta la hora de la cita).
* **Por sucursal**: si una sucursal necesita otras horas, enciéndela y ponle las suyas.

Haz clic en **Guardar recordatorios**.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-42faecb2fdc2c0309e30307d59c2beb88fd7429e%2Fcal-ajustes-recordatorios.jpg?alt=media" alt="Recordatorios"><figcaption><p>Recordatorios 24 h y 2 h antes, con aviso de cancelación</p></figcaption></figure>

Solo se envían a citas con correo del cliente que no estén canceladas ni hayan pasado. Dentro de cada cita, en **Actividad → Mensajes al cliente**, ves qué se envió y si el cliente confirmó.

## 4) Plantillas de mensajes

**Para qué sirve:** que cada correo que recibe tu cliente se vea profesional y con tu marca.

**Logo y colores de los correos**: elige **Logo de la cuenta**, **Otro logo** o **Solo el nombre**, y ajusta el **Color principal**, el **Color del botón** y el **Texto del botón**. A la derecha ves la **Vista previa** al instante.

**Los mensajes**: **Recordatorio de cita**, **Confirmación de cita** y **Cita cancelada**. Cada uno dice si **Usa el predeterminado** o está personalizado. Para cambiar uno:

1. Haz clic en el lápiz de **Correo**.
2. Elige un diseño o escribe tu **Asunto** y tu **Mensaje**.
3. Inserta datos de la cita con **Variables** (nombre, fecha, hora, profesional).
4. Haz clic en **Enviar prueba a mi correo** para verlo como tu cliente y luego **Guardar plantilla**.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-4959084e56f09f605eedb1118981494180fe0c43%2Fcal-ajustes-plantillas.jpg?alt=media" alt="Plantillas de mensajes"><figcaption><p>Logo y colores, los tres mensajes y la vista previa del recordatorio</p></figcaption></figure>

El correo trae botones para **Confirmar o reprogramar**, **Agregar a Google Calendar**, **Apple / Outlook**, **Cómo llegar** y **Administrar cita**.

## 5) Facturación

**Para qué sirve:** dejar de facturar cita por cita. Al marcar la cita como **Terminada**, Klug crea la venta con sus servicios al precio de lista y, si tienes certificador, emite la factura electrónica. La comisión queda para cada profesional; los asistentes no comisionan.

1. Activa **Facturar automáticamente al completar**.
2. Elige el **Método de pago de la venta** (si lo dejas vacío, usa el primero de la cuenta).
3. Haz clic en **Guardar**.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-2a02fb90443f01e3c4f95e54a5cfc4b951a34eb0%2Fcal-ajustes-facturacion.jpg?alt=media" alt="Facturación automática"><figcaption></figcaption></figure>

Si algo falla, la cita te avisa y puedes **Reintentar**.

## 6) Recursos

**Para qué sirve:** si tus citas usan una cabina, sala, silla o estación, regístrala aquí y Klug no deja que dos citas la usen a la misma hora.

1. Haz clic en **Nuevo recurso**.
2. Ponle **Nombre** (por ejemplo, «Cabina 1»), **Tipo** y **Sucursal**, y deja **Activo**.
3. Haz clic en **Guardar**.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-78f37caf8ece50338b4e453f00062bbefea32200%2Fcal-ajustes-recursos.jpg?alt=media" alt="Nuevo recurso"><figcaption></figcaption></figure>

Después, al crear la cita, elige la **Sala / silla / estación**.

## 7) Reservas en línea

**Para qué sirve:** tu agenda abierta las 24 horas. Tus clientes eligen servicio, profesional y horario desde el celular, sin llamarte ni escribirte, y la cita cae directo en tu agenda.

{% hint style="info" %}
Esta pestaña solo aparece si tu rol tiene **Calendario → Ajustes → Configurar reservas en línea** (viene apagado en los roles que no son Admin).
{% endhint %}

### Así reserva tu cliente

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-673c7c014b06c80765a2e3edf1cfc18a22f8147c%2Fcal-reserva-pasos.jpg?alt=media" alt="Así reserva tu cliente, paso a paso"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
¿Quieres verlo como cliente? Prueba la página de reservas de ejemplo: [portal.klug.gt/reservar/oGFTjsdsSQSC](https://portal.klug.gt/reservar/oGFTjsdsSQSC). Puedes recorrer los pasos sin terminar la reserva.
{% endhint %}

1. **Elige el servicio**, con su duración y precio.
2. **Elige al profesional**, con su foto y su puesto.
3. **Elige el día y la hora** entre los espacios libres reales.
4. **Deja sus datos**: tú decides qué es obligatorio.
5. **Confirma**: le llega un correo para confirmar su cita (o paga el depósito).

El detalle de lo que ve el cliente y de cómo te llega la reserva está en [Reservas en línea](/klug/modulos/calendario/reservas-en-linea.md).

### Página de reservas por sucursal

Enciende la página de cada sucursal. Con los botones de la derecha copias el enlace, descargas el **código QR**, copias el código para insertarla en tu sitio web o la abres. Ponla en tu Instagram, tu WhatsApp o en el mostrador.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-55302b601461fc904cd0d6a566936705b0e2dd69%2Fcal-reservas-pagina.jpg?alt=media" alt="Página de reservas y apariencia"><figcaption></figcaption></figure>

Solo se ofrecen los servicios activos con **Tiempo de servicio** y **Habilitar visibilidad en API** (pestaña **Calendario** del servicio, en **Inventario → Productos & Servicios**), y los profesionales con **Activar agenda** y horario. Si algún servicio no cumple, aquí te dice cuántos no aparecen en línea.

### Apariencia y vista previa

Sube una **Portada** horizontal y tu **Logo**. Abajo ves la **Vista previa** en **Celular** o **Escritorio**: puedes recorrer los pasos sin crear reservas.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-41930f05aa04c6cfeb632bf35de16bf3886030d3%2Fcal-reservas-vista-previa.jpg?alt=media" alt="Vista previa de la página de reservas"><figcaption></figcaption></figure>

### Reglas de reserva, profesional y datos del cliente

* **Anticipación mínima**: cuántas horas antes de la cita se puede reservar (por ejemplo, 2 h para no recibir citas de último minuto).
* **Reservar hasta**: con cuántos días de anticipación como máximo.
* **Confirmar automáticamente al reservar**: si lo apagas, cada reserva queda pendiente de tu aprobación.
* **Profesional**: **El cliente elige a su profesional**, **El cliente elige o deja que asignemos** (agrega «Cualquier profesional») o **Lo asigna el negocio**.
* **Profesional → Cómo se asigna** (con **El cliente elige o deja que asignemos** o **Lo asigna el negocio**): **Repartir parejo** (por turnos) o **Al menos ocupado** (a quien tenga menos citas ese día).
* **Datos del cliente**: el **Nombre completo** siempre se pide. Para **Correo electrónico**, **Teléfono**, **Comentarios** y **Cumpleaños (día y mes)** eliges **Obligatorio**, **Opcional** o **No preguntar**. El correo pasa a obligatorio si pides confirmación por correo o depósito. El cumpleaños se guarda en la ficha del cliente.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-8e03865a4a3425dcced715e93e5f353ea145956d%2Fcal-reservas-reglas.jpg?alt=media" alt="Reglas de reserva"><figcaption></figcaption></figure>

En **Información importante** escribe indicaciones para el cliente (por ejemplo, «Parqueo en el sótano. Llegue 10 minutos antes»); se muestran al reservar y en los correos. Con **Asignar servicios específicos por profesional**, cada profesional solo se ofrece en los servicios que tiene asignados.

### Depósito, políticas y seguridad

**Depósito y políticas** protegen tus ingresos:

* **Requerir depósito al reservar**: el cliente paga un porcentaje con tarjeta para apartar (necesitas conectar tu cuenta de Recurrente).
* **Cancelar o reprogramar en línea**: hasta cuántas horas antes puede hacerlo el cliente.
* **Cancelación tardía**, **Cargo por cancelación tardía** y **Cargo por no asistir**: porcentajes del precio del servicio. Desde la cita decides si retienes, reembolsas o exoneras el depósito.

**Seguridad contra reservas falsas** evita que te llenen la agenda de citas que nadie va a usar:

* **Pedir confirmación por correo**: la reserva aparta el horario y, si el cliente no confirma en el **Tiempo para confirmar**, el horario se libera.
* **Revisar a mano si llegan muchas reservas de golpe**: si en una hora pasan del **Límite**, las nuevas quedan pendientes y te avisamos por correo.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-8cf2bdc141fc43b67588f8267252b939b13de3ce%2Fcal-reservas-deposito-seguridad.jpg?alt=media" alt="Depósito, políticas y seguridad"><figcaption></figcaption></figure>

Haz clic en **Guardar**.

### Feriados y asuetos

Agrega las fechas en que no abres (para todas las sucursales o solo una) y ese día no se ofrecen horarios en línea.

<figure><img src="https://560832521-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FD2edvfE0Auxurv1AYwdh%2Fuploads%2Fgit-blob-6ec77d68c1bf3a52140a7c9a1fb43fb81d852bd6%2Fcal-reservas-feriados.jpg?alt=media" alt="Feriados y asuetos"><figcaption></figcaption></figure>